W

Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 3

Prosedur rencana pembayaran hutang dagang.

1. Membuat data-data hutang dagang per supplier berdasarkan tanggal tukar faktur dan jatuh tempo pembayaran.
2. Membuat analisa umur hutang berdasarkan tanggal tukar faktur.
3. Mamasukkan data-data hutang kedalam rencana pembayaran berdasarkan :

• Term of payment/jatuh tempo pembayaran hutang per supplier.
• Jumlah hutang yang akan dibayar.
• Memperhatikan skala prioritas karena kontrak, keperluan mendesak dan lainnya.
• Mempertimbangkan jumlah dana yang tersedia.( atau dana yang akan masuk)

Prosedur pembuatan kredit nota dari retur beli oleh Pemasok.

Atas barang yang dibeli, dilakukan pengembalian barang karena tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui, misalnya karena mutu, ukuran, expired date dan lain sebagainya, maka atas retur beli tersebut dibuatkan dokumen  credit note oleh pemasok dengan prosedure sebagai berikut :

a. Bagian  penagihan menerima  bukti-bukti  pengembalian  barang atau jasa dilengkapi  :

• Purchases order, Kontrak, atau SPK ke pemasok
• Surat pengembalian barang barang, jasa dari warehouse.

b. Bagian tukar faktur penagihan menerima kredit nota dengan perincian:

• Nota retur pebelian dengan diberi nomor
• Bukti pengembalian  barang atau jasa
• Copy tagihan dari suplier dinota returkan
• Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)

c. Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi hutang

d. Dibuatkan tanda terima atas penyerahan credit nota atas retur pembelian tersebut

e. Membukukan dalam buku retur pembelian dan diarsip.

Artikel Lainnya : Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 - 1 

Prosedure pembuatan debit nota atau kredit nota dari transaksi koreksi :

Tagihan yang diterima dari pemasok dilakukan koreksi karena ada kesalahan baik kesalahan atas penagihan dari suplier atau karena koreksi oleh bagian verifikasi perusahaan. Dokumen yang dipergunakan oleh pemasok adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan sebaliknya credit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kuantiti atau harga & kuantiti dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota adalah sebagai berikut:

a. Bagian Penerima tagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi:

• PO, Kontrak, atau SPK ke pemasok
• Tagihan atau Faktur/kwitansi /DO yang harus dikoreksi

b. Bagian tukar faktur menerima debit nota atau kredit nota dengan perincian  :

• Debit nota atau credit nota dengan bernomor
• Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus dikoreksi
• Faktur pembelian/tagihan yang  harus dibebit atau kredit nota kan
• Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)

c. Data Debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian Tukar faktur dan diberi tanda terima

d. Membukukan dalam buku, kartu hutang dan diarsip.

Prosedur Pembayaran Hutang Dagang

Prosedur pembayaran hutang dagang adalah sebagai berikut :

• Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.
• Memeriksa pembayaran sesuai rencana pembayaran hutang yang telah dibuat.
• Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), NPS SCB atau cara pembayaran lainnya.
• Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang ( persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer dengan NPS SCB atau cara lainnya)
• Cek saldo untuk memastikan dana tersdia.
• Melakukan pelaksanaan pembayaran.
• Posting dalam buku kas atau buku bank
• Memasukkan ke kartu hutang
• Arsip dokumen pembayaran.

Pembayaran hutang dagang non budget.

• Pembayaran  hutang dagang  dilakukan sesuai budget/ anggaran yang telah dibuat dan disetujui, namun senantiasa hutang yang tidak dianggarkan dapat dilakukan dengan mendapatkan persetujuan dari direksi atau owner atau yang ditunjuk  dengan prosedur sebagai berikut :
• Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.
• Memeriksa pembayaran sesuai  persetujuan  pembayaran hutang non bubget ke direksi atau owner atau yang ditunjuk, karena tidak dinggarkan dalam anggaran perusahaan.
• Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), atau cara pembayaran lainnya.
• Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang (persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer atau cara lainnya)
• Cek saldo untuk memastikan dana tersdia.
• Melakukan pelaksanaan pembayaran.
• Posting dalam buku kas atau buku bank
• Memasukkan ke kartu hutang atau langsung ke pembelian bila sebelumnya tidak dibukukan ke pos Hutang Dagang
• Arsip dokumen pembayaran.

Artikel Lainnya : Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - SOP Part 2 

Prosedur Bon Sementara

• User mengajukan permohonan Form Bon Sementara kepada atasannya langsung untuk mendapatkan persetujuan. Form Bon Sementara mencakup seperti: nama user, tanggal Form Bon Sementara, jumlah yang diajukan, tujuan penggunaan bon sementara.
• User menyerahkanForm Bon Sementara yang telah disetujui dan ditandatangani tersebut kepadaAP Staff.
• AP Staff membuat voucher pembayaran berdasarkan Form Bon Sementara tersebut dan menyerahkan kepada Finance Controller dan Finance Director untuk disetujui dan ditandatangani.
• AP Staff melakukan proses pembayaran kepada user berdasarkan voucher pembayaran atas bon sementara yang telah disetujui dan ditandangani tersebut.
• Untuk perjalanan dinas, user mengajukan Form Bon Sementara disertai dengan Surat Tugas, Form Perjalanan Dinas, tiket,dll.
• Accounting Team melakukan monitoring dan membuat laporan jika ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari dan mengirimkan laporannya kepada HoD masing-masing user setiap bulannya.

Journal entry untuk Cash Advance: (Pada saat pengeluaran Cash Advance):

Dr. Cash Advance

Cr. Petty Cash

Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat pengembalian sisa Cash Advance):

Dr. Expense

Dr. Petty Cash

Cr. Cash Advance

Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika terdapat kekurangan Cash Advance):

Dr. Expense

Cr. Petty Cash

Cr. Cash Advance

Journal entry untuk Settlement Cash Advance: (Jika jumlah pemakaian Cash Advance telah sesuai dengan Expense)

Dr. Expense

Cr. Cash Advance

Prosedur Pembayaran Hutang Dagang:

• AP Staff membuat perencanaan pembayaran hutang supplier/vendor setiap bulannya untuk digunakan dalam pembuatan perkiraan Cash flow mingguan.
• Berdasarkan perencanaan pembayaran tersebut, AP Staff mengajukan proposal pembayaran hutang supplier/vendor untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director setiap minggu. Isi dari proposal pembayaran hutang supplier/vendor mencakup nama supplier/vendor, tanggal tanda terima faktur, jatuh tempo pembayaran, umur hutang, no. Invoice supplier/vendor, dan jumlah hutang.
• Didalam pengajuan proposal pembayaran hutang supplier/vendor tersebut, AP Staff telah membuat pemilihan dan prioritas hutang supplier/vendor yang akan dibayarkan.
• Berdasarkan proposal pembayaran hutang yang telah disetujui oleh FC dan FD, AP Staff melakukan proses pembayaran hutang supplier/vendor.
• Proposal pembayaran hutang disertai dengan dokumen-dokumen pendukung, seperti : invoice, copy faktur pajak, RR, Surat Jalan, PO (untuk transaksi dengan PO – 3 way matching). Untuk pembayaran kepada vendor telah disertai dengan dokumen pendukung seperti: invoice, faktur pajak dan PO.
• Berdasarkan proposal pembayaran yang telah disetujui tersebut, AP Staff menyiapkan pembayaran hutang supplier (voucher pembayaran bank, menulis jumlah hutang yang akan dibayar pada giro, nama penerima giro, tanggal giro, tanggal pencairan giro atau transfer).
• AP Staff mengajukan giro-giro yang akan dibayar untuk hutang supplier dan voucher  pembayaran bank beserta dokumen pendukungnya (Proposal Pembayaran Hutang Supplier/Vendor) untuk direview dan ditandatangani oleh Finance Controller, Finance Director (sesuai dengan otoritas untuk pembayaran antara Perusahaan dengan Bank yang bersangkutan).
• AP Staff melakukan entry pelunasan hutang supplier/vendor didalam sistem atas giro-giro/ transfer yang telah ditandatangani tersebut dan setelah giro-giro tersebut diserahkan kepada supplier/vendor. Pelunasan hutang supplier diakui pada saat giro pembayaran telah diterima oleh supplier.

Penanganan hutang dagang bermasalah :

Tidak hanya piutang yang bermasalah, tetapi hutang dagang  bisa bermasalah,  dan sebagaian besar terjadi karena kurang memperhatikan syarat-syarat jual beli dan mengesampingkan administrasi,  dan  apabila tidak dimanage dengan baik dikemudian hari  baru timbul masalah .

Contoh-contoh masalah dari hutang dagang yaitu antara lain :

• Pemenuhan barang atau jasa tidak sesuai order atau melebihi order, atau order pemesanan via telepon tanpa dokumentasi, timbul masalah waktu penagihan..
• Penagihan untuk harga, quantity atau specification atau tanggal pengiriman  tidak sesuai PO, atau PO tidak dikirim ke Supplier .
• Perbedaan persepsi dalam perjanjian seperti pinalti dan lain-lain

Untuk hutang-hutang bermasalah difile tersendiri dan dibuatkan kronologisnya mengapa hutang ini dapat bermasalah, layak untuk dibayar atau tidak, dan seberapa jauh pengaruhnya terhadap komitmen dan nama baik perusahaan.

Penanganan hutang bermasalah dengan prosedure sebagai berikut :

1. Bagian verifikasi hutang dagang yang mengetahui bahwasanya hutang dagang tersebut bermasalah segera menyampaikan ke manager keuangan untuk mengambil langkah penyelesaian.
2. Apabila hutang dagang tersebut tidak layak bayar segera dikembalikan ke pemasok atau menfilenya  dalam dokumen hutang dagang bermasalah, hal ini untuk menjaga penyalahgunaan dokumen tersebut.
3. Sesuai prinsip konservative, maka membukukan dalam kewajiban lain-lain atau ke pos hutang dagang.
4. Apabila Hutang dagang tersebut masih layak untuk dibayar segera minta ke bagian yang terkait untuk dilengkapi dokumen pendukungnya terdiri dari :

• Tagihan/kwitansi bermaterai.
• Surat Jalan asli
• Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning)
• Purchases Order asli atau yang dilegalisir.
• Receiving report asli
• Faktur pembelian intern asli

Artikel Lainnya : Standard Operating Procedure Accounting & Finance - Part 1

Pelaporan Hutang Dagang :

Pengelolaan hutang dagang harus  ditangani secara profesional, intinya bahwa hutang dagang harus ditangani secara serius, seluruh bentuk hutang dagang harus dicatat secara tertib,  up to date baik yang telah menjadi hutang dagang atau yang belum menjadi hutang dagang karena tagihan dari pemasok belum diterima, walaupun barang atau jasa telah diserahkan.

Untuk itu akan dibuatkan laporan agar penerima laporan atau manajemen dapat membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis, terperinci, tepat waktu dan akurat.

Laporan-laporan dalam mengelola hutang dagang antara lain :

a.   Laporan aktivitas Hutang dagang terdiri dari :

• Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama  supplier/pemasok, golongan, saldo awal, mutasi (Pembelian dikurangi pembayaran) Koreksi debet & kredit dan saldo akhir, Keterangan.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.

b.   Laporan umur Hutang dagang (aging account payable) terdiri dari :

• Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier,30 hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal , total horizontal
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.

c.   Laporan piutang  dagang  lewat jatuh tempo terdiri dari

• Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan,  judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, invoice (no tagihan / Receiving report, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.

d.   Laporan Hutang  dagang  bermasalah

• Judul laporan terdiri dari: Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, Tagihan (no tagihan, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang, Keterangan dari laporan kronologis sampai menjadi hutang bermasalah.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.

Untuk formulir laporan dapat disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan.

Prosedur AP Period End Closing

• AP Staff melakukan rekonsiliasi hutang antara buku besar hutang supplier/vendor dan buku besar pembantu hutang supplier/vendor yang tercatat di sistem.
• AP Staff segera membuat penyesuaian atau koreksi jika ditemukan item yang belum direkonsiliasi pada saat dilakukannya rekonsiliasi dan menyerahkannya kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui sebelum dilakukan posting ke general ledger.
• AP Staff menyerahkan laporan rekonsiliasi hutang supplier/vendor kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui. 

Surat-menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang

• Surat  undangan tender.
• Surat  permintaan penawaran harga
• Surat penawaran harga
• Surat konfirmasi hutang.
• Surat permohonan penundaan pembayaran hutang
• Surat Promes/Aksep/Sanggup.
• Lain-lain. 

Formulir-formulir

Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan administrasi Hutang Dagang antara lain :

• Isian data pemasok
• Form Price list
• Perbandingan harga dari pemasok (Canvass  Sheet)
• Tanda Terima  (Tukar Faktur)
• Purchases Order.
• Faktur pembelian
• Kartu hutang
• Form laporan : Laporan aktivitas  hutang,  Laporan umur hutang, Laporan hutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan hutang bermasalah.

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3

1. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)