Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang (Account Receivable)

PIUTANG DAGANG (ACCOUNT RECEIVABLE)

Aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan baik apabila dapat memelihara cashflow nya secara optimal, namun kenyataannya bahwa perusahaan tidak hanya menjual barang atau jasa secara cash on delivery melainkan penjualan secara kredit dengan demikian muncul account Piutang Dagang.

Perlu penanganan secara komprehensip atas Piutang dagang tersebut dari Perencanaan, pengelolaan, pengendalian dan kontrol agar kredit yang diberikan dapat segera ditarik untuk pembiayaan operasional perusahaan. 

Kelonggaran dalam menarik piutang akan berakibat kemungkinan kesulitan cash flow dan timbul opportunity cost yang mesti dibayar dan dapat berimbas pada harga pokok produksi yang tinggi dan kalah dalam persaingan. 

Perusahaan mengharapkan seluruh piutang dagangnya dapat diterima sesuai dengan jatuh tempo kredit, dan ini bisa terlaksana apabila ada kesungguhan dalam penagihan dan kontrol yang baik dari masing-masing personal yang ditugasi secara integreted antara Sales, F&A, Operasional, kepala cabang, kepala divisi atau project.

Dilihat dari kondisi & karekteristik dari para klien maka piutang dapat dikelompokkan  :

• Golongan pertama : Golongan piutang lancar dimana pembayarannya tepat waktu sesuai jatuh tempo pembayaran atau batas waktu yang ditentukan.
• Golongan kedua : Golongan piutang tidak lancar, dimana pembayarannya melewati jatuh tempo yang telah ditentukan antara 7 s/d 30 hari,  dengan penagihan yang sangat aktif.
• Golongan ketiga : Golongan piutang macet, dimana pembayarannya melewati batas waktu yang telah ditentukan lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo.

Beberapa kebijakan, sistem dan prosedur untuk mengelola piutang dagang antara lain :

I. Kebijakan – Kebijakan Piutang Dagang

II. Prosedur pengelolaan Piutang Dagang

I   Kebijakan-Kebijakan Piutang Dagang

Kebijakan Umum Piutang Dagang  (Account Receivable)

• Piutang atas penjualan barang atau jasa diakui pada saat Perusahaan telah memindahkan resiko sepenuhnya atas barang atau jasa yang dijual kepada klien / customer dan invoice telah diterbitkan.
• Setelah barang atau jasa diserahkan, invoice diterbitkan sesuai kontrak atau kesepakatan.
• Periode penerbitan invoice disesuaikan dengan ketentuan  yang ada dalam kontrak
• Invoice atas barang dan jasa dibuat berdasarkan Formulir Berita acara serah terima yang telah direkap berdasarkan periode invoice oleh admin di cabang dan telah dicek dan ditandangani oleh Branch Manager dari masing-masing klien. Invoice yang ditagihkan kepada Klien disertai dengan dokumen-dokumen pendukung seperti Rekap Berita acara serah terima, Faktur Pajak PPN Keluaran.
• Perusahaan menentukan credit policy yaitu Pemberian kredit untuk jasa Barang dan jasa syarat kredit sesuai kontrak / perjanjian dan pembayaran 1 bulan setelah penagihan dengan kelonggaran maksimal 30 hari. 

Pemberian kredit untuk barang dan jasa kepada perorangan secara tunai atau maksimal 15 hari besarnya 80% kali nilai jaminan dan untuk perusahaan besarnya kredit tidak melebihi jumlah 1 milyard dengan term of payment 30 hari dengan kelonggaran 15 hari untuk perorangan dan 30 hari untuk badan / perusahaan, Pemberian kredit dari reimbursement biaya sesuai kesepakatan dan pembayaran tunai, dan Untuk pembayaran tepat waktu  sesuai top akan mendapat discount 1 % dari nilai tagihan.

• Jatuh tempo pembayaran atas piutang sesuai kontrak  dan dihitung  sejak invoice disepakati oleh kedua belah fihak.
• Bukti potong PPh 23 atas jasa yang ditagihkan dalam invoice telah diterima oleh Perusahaan selambat-lambatnya 30 hari sejak pembayaran invoice dari klien.
• AR Staff melakukan monitor atas piutang yang telah jatuh tempo dan membuat klasifikasi umur piutang sebagai berikut:

1-30 hari 

>30 hario 

>31-60 hari

>61-90 hari.  

> 90 Hari

Bagian penagihan menindak lanjuti atas piutang yang telah jatuh tempo lebih 30 hari setiap bulannya.

• AR Staff membuat rencana penagihan atas piutang-piutang yang telah jatuh tempo dan melakukan tindak lanjut atas tagihan piutang tersebut.
• AR Staff membuat laporan atas piutang-piutang yang telah jatuh tempo dan kemungkinan tidak tertagih yang telah direview oleh oleh Financial Controller dan disetujui oleh BOD untuk dicatat pada laporan penyisihan piutang tak tertagih dalam laporan keuangan neraca perusahaan.
• AR Staff membuat laporan atas penghapusan piutang dengan instruksi dari Financial Controller atas piutang yang telah diyakini tidak dapat tertagih berdasarkan bukti-bukti pendukung dan kategori umur piutang. Laporan atas penghapusan tersebut telah mendapat persetujuan dari BOD untuk dicatat dalam laporan keuangan neraca perusahaan.
• Untuk transaksi inter company invoice disesuaikan dengan kebijakan intern perusahaan

Kebijakan AR Period End Closing

• AR Staff melakukan rekonsiliasi antara AR yang tercatat pada Account General Ledger dengan AR yang tercatat pada Subsidiary Ledger untuk memastikan posting dan penyesuaian / adjustment telah dilakukan dengan tepat.
• Rekonsiliasi AR direview oleh Finance Controller.
• Semua item yang belum direkonsiliasi yang ditemukan pada saat proses rekonsiliasi segera diinvestigasi dan dilakukan follow up dan koreksi atau penyesuaian segera dilakukan.
• Koreksi atau penyesuaian harus direview terlebih dahulu oleh Head of Finance sebelum dilakukan posting ke general ledger.
• AR Staff setiap 3 bulan sekali melakukan konfirmasi atas saldo Piutang ke Client dan melakukan rekonsiliasi terhadap akun Piutang ke Customer. Konfirmasi ini dilakukan dengan metode sampling dan telah mendapat persetujuan dari Head of Finance.

II  Prosedur Pengelolaan Piutang Dagang

1. Prosedur menjadi pelanggan dan pengisian data pelanggan.

Pandangan yang lampau bahwasanya "Customer is King" masih berlaku di masyarakat indonesia walaupun pandangan tersebut tidak sepenuhnya benar, di era sekarang pembeli dan penjual merupakan mitra kerja yang saling membutuhkan.

Banyak produk yang ditawarkan kepada konsumen dan tingkat persaingan yang sangat ketat, maka perlu usaha-usaha extra untuk dapat keluar sebagai pemenang dalam mencari pasar, dan diperlukan usaha-usaha maksimal, analisis dari berbagai aspek untuk dapat meraihnya dalam persaingan, agar tujuan perusahaan untuk menjadi pemimpin pasar dapat memuaskan pelanggan dan akhirnya dapat meraih keuntungan yang maksimal.

Perusahaan dalam melaksanakan fungsi manajemen pemasaran meliputi proses perencanaan, pelaksanaan dan perwujudan, pemberian harga, promosi, dan distribusi dari barang-barang , jasa dan gagasan untuk menciptakan sasaran dengan kelompok sasaran yang memenuhi tujuan pelanggan dan organisasi.

Pemasaran sendiri berarti suatu proses sosial dan manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan kebutuhan dan keinginan mereka dengan menciptakan, menawarkan dan bertukar sesuatu yang bernilai satu sama lain.

Difinisi ini berdasarkan konsep inti : kebutuhan, keinginan dan permintaan produk, nilai, biaya dan kepuasan, pertukaran, transaksi dan hubungan, pasar dan  pemasaran serta pemasar.

Prosedur menjadi pelanggan serta pengisian data pelanggan khususnya untuk  penyediaan bahan baku dapat kami perinci sebagai berikut :

• Bagian Penjualan menerima permintaan penjualan atau atas penawaran perusahaan kepada pelanggan baik serupa  penawaran harga, order dari pelanggan, undangan tender atau permintaan penawaran barang berikut harganya kepada pelanggan atau atas iklan yang telah ditayangkan di mas media baik cetak atau elektronik.
• Bagian penjualan akan mengisi data-data customer ke data base yang minimal berisi : Nama perusahaan, Alamat perusahaan, NPWP, Nomer telepon, No faximile atau email, contak person, Alamat penagihan dan alamat Gudang, batas kredit dan lainnya
• Hasil evaluasi  telah memenuhi kreteria sebagai Pelanggan
• Kedua belah fihak menyetujui penawaran ,tender atau sales order yang telah dilakukan baik harga , kwalitas, kwantity, loko gudang dan syarat pembayaran.
• Membuat bank garansi sesuai hasil tender atau meminta bank garansi kepada  pelanggan tertentu sesuai kesepakatan.
• Menyerahkan data  perusahaan  seperti NPWP, NPPKP, dan lainya untuk keperluan perpajakan dan data-data bank untuk keperluan pembayaran.

2. Prosedur pembuatan invoice / penagihan .

Penagihan dapat dilakukan sebelum barang atau jasa diserahkan untuk pembayaran dimuka, tetapi lazimnya bahwa pembuatan invoice / tagihan dilakukan setelah penyerahan barang atau jasa atau setelah biaya dikeluarkan untuk reimbursement.

Prosedur pembuatan tagihan adalah sebagai berikut :

a.   Bagian penagihan menerima bukti-bukti penagihan berupa antara lain :

• Order (PO Customer), Kontrak, atau SPK dari pelanggan
• Surat tanda terima barang, jasa yang telah diserah terimakan

b.   Bagian penagihan membuat Invoice dengan  perincian dokumen:

• Faktur penjualan/Comercial Invoice bermaterai cukup
• Packing list, DO, atau DR , atau berita acara serah terima diterima barang atau jasa.
• Faktur pajak, dan SSP untuk penyerahan kepada bendaharawan yang ditunjuk
• Kwitansi bila diperlukan

c.   Data tagihan tersebut diverifikasi dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa

d.   Meminta persetujuan dengan membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan

e.   Membukukan dalam buku penjualan dan diarsip.

Dalam reimbursement biaya untuk charge back ke pelanggan untuk transaksi tertentu ada 4 syarat yang harus diperhatikan supaya dikemudian hari tidak terjadi sengketa dalam perpajakan baik PPn atau Pph pasal 23 atas jasa antara lain :

• Pertama, dalam penagihan reimbursement tidak boleh ada mark up atau mark down
• Kedua, bukti asli harus diserahkan ke penanggung beban biaya yang sesungguhnya
• Ketiga , bukti asli tersebut harus atas nama penanggung beban dengan metode qq (quality qua)
• Keempat : diatur dalam surat perjanjian terutama perjanjian dengan fihak ketiga yang bukan karyawan

Selain keempat syarat tersebut masih perlu didukung dengan pemisahan dalam pembukuan atau account tersendiri dan tidak tercampur dengan account biaya yang direimbursement

3. Verifikasi data /dokumen penagihan

Sebelum faktur penjualan ditandatangani oleh yang ditunjuk (manajer keuangan) terlebih dahulu data / dokumen penagihan diverifikasi agar tagihan yang telah dibuat benar dan tidak menimbulkan koreksi dikemudian hari dengan prosedure sebagai berikut :

a.   Bagian verifikasi menerima data invoice dari bagian pembuatan faktur atau bagian invoicing

b.   Memeriksa & melengkapi dokumen penagihan meliputi :

• Faktur Penjualan  dengan bernomor
• Packing list, Delivery Receipt, atau surat Jalan asli, Berita Acara Serah Terima dan lainnya.
• Faktur Pajak keluaran, SSP PPn dengan rangkap cukup
• Kontrak, Order Pembelian atau SPK
• Kwitansi bermaterai cukup bila diperlukan.
• Nota perhitungan penjualan dan dokumen pendukung lainnya.

c.   Memeriksa kebenaran  Invoice sesuai, Order / kontrak, SPK dan Price list antara lain :

• Harga sesuai Price list.
• Kuantitas
• Term of Payment
• Dan syarat lainnya

d.  Membubuhkan paraf disamping otorisasi penanda tanganan faktur penjualan dan meneruskan untuk penandatanganan faktur tersebut

4. Prosedur penyampaian tagihan kepada pelanggan

Invoice telah disusun dengan lengkap dan benar dan telah diotorisasi oleh yang berhak, proses selanjutnya menyampaikannya kepada Pelanggan untuk penagihan dengan prosedure sebagai berikut:

• Petugas penagihan/collector menerima  data-data penagihan yang lengkap dan siap dikirimkan ke pelanggan  dimasukkan amplop diberi nama & alamat penagihan dan attantion untuk  bagian yang dituju, misal Mr X jabatan Manager Keuangan.
• Memasukan data penagihan dalam  buku ekpedisi dan mengirimkan ke ke pelanggan  dengan meminta tanda terima dokumen penagihan.
• Menyerahkan tanda terima tersebut ke bagian penagihan untuk dimasukkan dalam budget
• Penerimaan piutang dan buku piutang
• Menfile dukumen  penagihan tersebut.

5. Prosedur pembuatan kredit nota dari retur jual

Barang atau jasa yang telah dilakukan penyerahan, kadangkala dilakukan retur atau pengembalian, hal ini bisa saja karena tidak sesuai dengan pesanan, terjadi kerusakan pada waktu pengecekan ulang, atau sebab lainnya dan disetujui oleh penjual atau pembeli atas barang dan jasaa tersebut.

Secara administratif maka agar penjualan sesuai barang atau jasa yang diterima, maka dibuatkan kredit nota atas retur penjualan tersebut dengan prosedure sebagai berikut :

a.  Bagian penagihan menerima bukti-bukti pengembalian barang atau jasa dilengkapi:

• Order (PO Customer),  Kontrak, atau SPK dari pelanggan
• Surat tanda terima pengembalian barang barang, jasa

b.   Bagian penagihan membuat nota retur dengan perincian  :

• Nota retur penjualan dengan diberi nomor
• Receiving report atau berita acara pengembalian barang atau jasa
• Retur Faktur pajak, untuk  penyerahan kepada bendaharawan yang ditunjuk
• Faktur penjualan yang dinota returkan
• Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)

c.   Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi piutang dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa.

d.  Meminta persetujuan oleh yang berhak otorisasi dengan membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan

e.  Membukukan dalam buku retur penjualan dan diarsip.

Artikel lainnya:  User Manual - Oracle General Ledger

6. Prosedur pembuatan debit nota atau kredit nota dari transaksi koreksi

Koreksi dapat dilakukan asal dapat dipertangung jawabkan dengan jelas begitu halnya koreksi akibat kesalahan dalam penagihan. 

Dokumen yang dipergunakan adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan sebaliknya kredit nota bila yang ditagihkan lebih besar  dari yang sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kwantiti atau harga & kwantiti dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota adalah sebagai berikut :

a.   Bagian penagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi:

• Order (PO Customer), Kontrak, atau  SPK dari pelanggan
• Tagihan atau Invoice yang harus dikoreksi

b.   Bagian penagihan membuat debit nota atau kredit nota dengan  perincian:

• Debit nota  atau credit nota dengan bernomor
• Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus dikoreksi
• Debit atau kredit Faktur pajak, untuk penyerahan kepada bendaharawan yang ditunjuk
• Faktur penjualan yang harus dibebit atau kredit nota kan
• Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)

c.   Data Debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian verifikasi invoicing dan dibubuhi paraf sebagai tanda telah diperiksa

d.   Meminta persetujuan oleh yang berhak otorisasi  dengan membubuhkan tandatangan dan distempel perusahaan

e.   Membukukan dalam buku & kartu Piutang dan diarsip.

7. Collection piutang dagang dan monitoringnya.

Piutang dagang yang merupakan sumber utama  dana cash flow  harus dikelola dan dimonitor  secara kontinew, masalah yang timbul dari piutang berakibat pembayaran kepada para pemasok menjadi terganggu. 

Piutang dagang  harus dikontrol secara berlapis oleh bagian yang terkait antara lain Bagian keuangan & Akunting, bagian operasional, bagian penjualan & pemasaran, dan sampai level yang paling tinggi baik dicabang-cabang maupun kantor pusat.

Perlu dibuat Prosedur baku agar seluruh piutang dapat tertagih sesuai jatuh tempo yang telah ditentukan antara lain :

Prosedur Monitoring di kantor cabang.

• Bagian piutang Menfile data tagihan per customer secara lengkap dan terperinci, antara lain file tagihan, tanda terima, buku ekpedisi dan dokumen pendukung lainnya.
• Membuat kartu Piutang secara up to date
• Melakukan penagihan baik melalui telepon, kunjungan atau penagihan lainnya.
• Mengirim surat penagihan sebelum jatuh tempo untuk mengingatkan bahwa tagihan akan segera jatuh tempo.
• Mengirim surat tagihan pertama jika tagihan telah jatuh tempo lewat 7 s/d 14 hari tetapi belum ada pembayaran
• Mengirim Surat tagihan tegoran kedua apabila tagihan telah jatuh tempo lewat 14 s/d  21 hari tetapi belum ada pembayaran
• Membuat surat tegoran ketiga apabila tagihan telah jatuh tempo lewat 21 s/d 30 hari tetapi tagihan belum dibayarkan, & diserahkan ke kantor pusat untuk pelaksanaannya.
• Bila surat tegoran satu, dua dan tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan bagian operasional, marketing dan legal dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta skedul pembayaran.
• Bila customer tetap lalai atas surat perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut bila belum ada jaminan
• Bila ada jaminan maka mencairkan jaminan tersebut dengan persetujuan pelanggan.
• Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk proses hukum.
• Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun yang bermasalah kekantor pusat secara periodik
• Meminta advice, masukan dan koordinasi ke kantor pusat untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah

Monitoring di kantor pusat :

• Menerima laporan aktivitas Piutang cabang secara periodik, mingguan laporan  Piutang tidak lancar dan piutang bermasalah
• Meminta berkas invoice atas piutang bermasalah secara lengkap dari cabang-lokasi atau project.
• Memonitor dan meminta penjelasan atas piutang yang bermasalah dan macet tersebut
• Mengirimkan surat tegoran ketiga  bila telah tewat jatuh tempo 21 s/d 30 hari piutang tersebut belum dibayarkan.
• Bila surat tegoran satu, dua dan tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan team cabang bagian operasional, marketing dan legal untuk dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta skedul pembayaran.
• Bila customer tetap lalai atas  surat perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team collection pusat & cabang  untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut.
• Bekerjasama dengan  team cabang melakukan  pencairan atas jaminan yang ada.
• Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada  yang berwajib untuk jalur hukum
• Membuat laporan tersebut  baik yang lancar maupun yang bermasalah kekantor ke BOD secara periodik
• Meminta advice, masukan dan koordinasi dengan BOD untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah
• Bila tetap tidak bisa ditagih maka team collection mengajukan write off ke Direksi & owner
• Menfile selusuh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya.

8. Perencanaan penerimaan Piutang Dagang

Didalam penyusunan  rencana cash inflow baik jangka pendek maupun jangka panjang, dari rencana penjualan terutama penjualan secara kredit, dapat diprediksi rencana cash inflow, lebih fokus lagi dalam manajemen keuangan maka atas penjualan kredit yang telah dilakukan, maka akan secara pasti dapat diprediksi rencana penerimaan dalam cash inflow mingguan dan bulanan setelah terlebih dahulu mempertimbangkan piutang-piutang yang bermasalah atau bad debt.

Prosedur perencanaan penerimaan piutang dagang untuk rencana cash inflow bulanan atau mingguan adalah sebagai berikut :

• Bagian cash manajemen menerima daftar invoice, nilai dan term of payment secara rinci dari bagian penagihan (collection ) by customer
• Dari data tersebut maka  disusunlah rencana penerimaan piutang dalam cash inflow bulanan yang terinci per minggu.
• Meminta persetujuan tentang rencana penerimaan piutang tersebut ke Manager Keuangan
• Menyampaikan laporan rencana penerimaan Piutang dagang dalam laporan cashflow ke Manajemen untuk dimintakan persetujuan
• Menfile data rencana penerimaan Piutang dagang.

9. Penerimaan Piutang dagang.

Penerimaan piutang dagang karena adanya penjulan kredit/penjualan dengan pembayaran tenggang waktu, hasil sewa gedung atau container dan hasil penjualan barang atau jasa lainnya yang dibayar secara kredit. Pada saat jatuh tempo maka colector akan meminta agar piutang tersebut dapat dilunasi oleh pelanggan, yang sebelumnya telah direncanakan penerimaannya dalam rencana cash inflow dengan prosedure sebagai berikut:

• Bagian penagihan menerima pembayaran piutang dagang dapat berupa cash, giro, cek tunai atau transfer atau lainya
• Setelah menerima pembayaran maka bagian collection akan membuat perincian penerimaan piutang dagang dengan dilengkapi supporting dokumen (invoicing, faktur dan perincian piutang dan supporting lainnya).
• Selanjutnya bagian collection menyerahkan hasil pembayaran serta supporting nya ke kasir untuk disetorkan ke bank, dibuatkan receipt voucher dan diotorisasi oleh yang berhak, bila penerimaan melalui transfer maka nota bank dan slip setoran untuk  cash/giro sebagai tambahan lampiranya
• Kasir  membukukan ke buku bank begitu  juga collection mempostingnya kedalam kartu piutang
• Dari bukti-bukti tersebut difile untuk arsip

Artikel lainnya:  User manual Oracle Budget

10. Prosedure penanganan piutang macet (Bad debt).

• Perusahaan manapun sangat tidak menghendaki terjadi piutang macet (Bad debt) tetapi ini tidak bisa dihindari dan dari pengalaman maka piutang macet timbul karena penilaian atas aspek 5 R'  kurang tepat dan mungkin bisa tidak terindentifikasi, tetapi bisa saja walaupun pelanggan itu cukup capable tetapi ada unsur kesalahan tehnis yang menyebabkan dispute dan tidak layak untuk dibayar oleh perusahaan tersebut, untuk itu administrasi piutang harus benar-benar akurat, lengkap, tertib dan jelas termasuk aspek legalnya.
• Kebijakan untuk penanganan piutang macet akan ditangani oleh team collection kantor pusat dengan data-data yang disediakan oleh cabang yang bersangkutan, dan untuk kepentingan pembukuan maka dapat diadakan pencadangan piutang macet dan dengan persetujuan BOD dapat dilakukan penghapusan Piutang tersebut
• Prosedure penanganan Piutang macet  adalah sebagai berikut :
• Team collection kantor pusat menerima data-data piutang macet antara lain : Rekapan invoice beserta perincian per invoice ,Foto copy Invoice lengkap, tanda terima invoice, atau expedisi pengiriman tagihan ke pelanggan, Surat menyurat yang telah dilakukan kepada pelanggan sehubungan piutang tersebut, Jawaban surat dari pelanggan atas piutang macet tersebut, Laporan kronologis terjadinya piutang macet tersebut
• Team collection kantor pusat menganalisa data piutang macet tersebut termasuk surat jawaban
• dari pelanggan dan mempelajari sebab-sebab terjadinya piutang macet tersebut
• Bagian collection kantor pusat bekerja sama dengan bagian legal untuk mempelajari aspek hukumnya untuk menentukan tindakan lebih lanjut
• Mengirimkan surat tegoran ketiga  bila telah tewat jatuh tempo 21 s/d  30 hari piutang tersebut belum dibayarkan dengan nada somasi
• Bila surat teguran tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan team cabang bagian operasional, marketing dan legal untuk dimintakan  surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta skedulul pembayaran.
• Bila  custemer tetap  lalai atas  surat perjanjian  tersebut,  dilakukan kunjungan oleh team collection pusat & cabang untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut.
• Bila jaminan telah tersedia maka mencairkan jaminan dengan persetujuan pelanggan
• Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada  yang berwajib untuk jalur hukum.
• Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun yang bermasalah kekantor  ke BOD secara periodik
• Meminta advice, masukan dan koordinasi dgn BOD untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah.
• Membuat  usulan pencadangan  (profision) sebesar piutang yang kemungkinan tidak tertagih dalam pembukuan
• Bila tetap tidak bisa ditagih maka team collection mengajukan write off ke Direksi
• Setelah disetujui maka diadakan write off dari pembukuan.
• Menfile selusuh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya.

11. Pelaporan piutang dagang.

Kegiatan  operasional dari mulai sales order ke penjualan, muncul piutang dagang dan dapat diterima manjadi cash inflow, rangkaian tersebut akan dituangkan dalam bentuk laporan untuk kepentingan manajemen.

Betapapun lancarnya jalannya operasional tetapi tidak didukung oleh administrasi yang baik, maka atasan tidak bisa membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis, terperinci, tepat waktu dan akurat.

Laporan-laporan dalam mengelola piutang dagang antara lain :

a.   Laporan aktivitas piutang dagang terdiri dari :

• Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer, golongan, saldo awal, mutasi (penjualan dikurangi penerimaan) Koreksi debet & kredit dan saldo akhir, keterangan.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.

b.   Laporan umur piutang dagang (aging account receivable) terdiri dari :

• Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer,30 hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal, total horizontal
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.

c.   Laporan piutang dagang lewat jatuh tempo terdiri dari :

• Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer, alamat dan no tetepon, invoice (no invoice, tanggal dan nilai), term of payment, umur tagihan.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.

d.   Laporan piutang dagang macet (bad debt)

• Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan,  judul laporan, lokasi, dan periode laporan
• Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama customer, alamat dan no tetepon, invoice (no invoice, tanggal dan nilai), term of payment, umur tagihan, Keterangan disi laporan kronologis sampai menjadi bad debt.
• Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.

Untuk formulir laporan dapat dilihat contoh formulir  berikut, dan disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan.

Surat penagihan , surat pengakuan dan pernyataan kesanggupan pembayaran.

Dalam administrasi piutang  dikenal beberapa tahapan dalam membuat surat penagihan antara lain:

• Surat penagihan  sebelum jatuh tempo untuk  mengingatkan bahwa  tagihan akan segera jatuh tempo.
• Surat  tagihan pertama jika tagihan telah jatuh tempo lewat 7 s/d 14 hari tetapi belum ada pembayaran
• Surat tagihan tegoran kedua apabila  tagihan telah jatuh tempo lewat 14 s/d  21 hari  tetapi belum ada pembayaran
• Surat tegoran ketiga apabila tagihan telah jatuh tempo lewat  21 s/d 30 hari tetapi tagihan belum dibayarkan, dan diserahkan ke kantor pusat untuk melakukannya.
• Surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta skedul pembayaran.
• Surat minta Kuasa pencairan jaminan.
• Surat Pengajuan gugatan ke pengadilan untuk jalur hukum.
• Dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan penagihan.

12. Formulir-formulir.

Formulir-formulir yang diperlukan  untuk keperluan administrasi piutang antara lain :

• Sales Order
• Perintah Penyiapan Barang
• Berita acara serah terima
• Faktur Penjualan Sementara (Proforma Invoice)
• Faktur penjualan
• Debit Nota
• Credit Nota
• Faktur Pajak Standard  ( pajak keluaran)
• Surat Setoran Pajak ( SSP)
• Kwitansi bila diperlukan.
• Buku ekpedisi
• Tanda terima tagihan.
• Kartu Piutang
• Form laporan : Laporan aktivitas piutang,  Laporan umur piutang, Laporan laporan piutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan piutang macet.

Standar Operating Prosedur (SOP) Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance
2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 1
3. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 2
4. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable) - Part 3